ビジュアルプロジェクトボード – 2週間計画

ビジュアルプロジェクトボード – 2週間計画

Visual Project Board – Two-Week Action Plan

ビジュアルプロジェクトボードのひとつの要素が、2週間計画 (Two-Week Action Plan)です。

チームメンバーがそれぞれ、この2週間の自分のタスクを付箋に書きます。そして、ボードに貼り付けます。チームが2週間で完了すべきタスクが全て「見える化」され、チームの小日程となります。

付箋には、タスクの責任者と、ID (識別番号)、内容、開始日、完了日が記載されています。「誰が、何を、いつから始めて、いつまでにするのか」ということが、明確に、短く記載されています。

付箋は、色分けします。

赤の付箋は、最優先のタスクです。クリティカルパス上にあるタスクです。クリティカルパスとは、そのタスクが遅延すると、それに依存するタスクに影響して、その結果、主なマイルストーン(例えば、製品出荷日など)が遅延するものです。チーム一丸となって、クリティカルパス上のタスクが予定通りに完了することができるように、あらゆる障害に対処しなくてはなりません。

黄色の付箋は、優先度中のタスクを、青色の付箋は、予定外作業 (Unplanned Work) を表しています。

例えば、西村さんのタスクは、1週目の月曜日のところに、赤のタスクが一枚貼られています。これは、最優先のタスクが一つあって、月曜日のスタンドアップミーティングまでに完了予定であることを意味しています。1週の水曜日には、黄色のタスクが貼られています。これは、優先度中のタスクが二つあって、水曜日のスタンドアップミーティングまでに完了しなくてはならない(注*)という意味です。1週目の金曜日には、付箋が貼られていませんので、完了しなくてはならないタスクはありません。

もしあなたが、スケジュール管理や人員管理でお悩みあれば、このボードを見て何かお気づきになったことでしょう。

例えば、上野さんは、1週目の金曜日に赤の最優先のタスクをひとつ完了しなくてはなりません。それにも関わらず、水曜日には、予定外の作業が割り込んできています。この予定外の作業が悪影響して、最優先のタスクが遅延する怖れがあるのです。予定外の作業の計画を変えることを検討すべきです。例えば、青山さんは、この2週間、最優先タスクを担っていませんので、この予定外の作業に取り組める余地があるかもしれません。もしくは、上野さんが担当するとしても、この予定外作業の完了予定を遅らせることができないか検討すべきです。

このビジュアルボードを用いると、この先に遭遇するかもしれない障害が浮き彫りになります。問題となる前に、そうした障害に対処するためのダイナミックなプランニングが可能となります。

クリティカルパス上にあるタスクを「見える化」することで、チームは一丸となって、そのスケジュールを守ろうとするのです。

注*)スタンドアップミーティングでは、タスクが完了したかどうかを確認をします。ですから、もしそのタスクが、その日のうちに完了する予定でも、スタンドアップミーティングのときに完了していない場合には、次のスタンドアップミーティングが開催される日のところに、そのタスクを貼り付けます。例えば、月曜完了予定のタスクで、その日のスタンドアップミーティングのときに完了できないものについては、その週の水曜のところにそのタスクを貼り付けます。


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