可視化ワークフロー管理 – 実例その１
Visual Workflow Management
VWM (可視化ワークフロー管理、Visual Workflow Management) は、２つのツールを統合したシステムです。スタンドアップミーティング (Stand-up Meeting) と、ビジュアルプロジェクトボード (Visual Project Board) から構成されます。
この２つを組み合わせて、チームのコミュニケーションを最適化します。
VWMの例をご紹介します。ある部品メーカＨ社の開発チームの例です。
部品メーカーＨ社は、お客様Ｙ社から新製品で適用する部品の見積り依頼をいただきました。3月4日(月)に、お客様Y社から要求仕様書をいただき、3月15日(金)に、納入仕様書と見積りを提出する予定です。競合は、Ｍ社とＮ社です。お客様Ｙ社は、部品メーカを2社に絞る予定です。過去、同様の部品をお客様Ｙはじめ10社に納入した実績があります。
チームリーダーの西村は、その前の週、3月1日(金)にチームメンバーの岡本、上野、池袋、鎌田を集めて計画を練ります。
西村、「お客様Ｙ社から、見積り依頼が来ます。次機種に使われる部品です。来週3月4日(月)に、要求仕様書が送られて来る予定です。営業からの事前情報では、先方に納入している量産品のマイナーチェンジでいけそうな感じです。性能改善とコスト低減は必要かと思われるので、いつものように、競合類似品と自社類似品と過去トラ（過去のトラブルのことで、品質不具合や知見をまとめたもの）を今一度レビューして、納入仕様書と見積りをまとめます。お客様への提出期限は3月15日(金)なので、3月11日(月)に納入仕様案をチームで合意して、3月13日(水)に提出書類を審査します。お客様から承認いただければ、翌週、3月22日(金)にプロジェクトのキックオフです。」
岡本、「Ｙ社さんの注文、是非取りたいですね。私は、納入仕様案を作成します。3月8日(金）までに案をまとめます。」
上野、「今回、私からも納入仕様案を提出させていただきたいのですが、いかがでしょう？」
西村、「いいね！」「「岡本さんと上野さんの案を合わせると、きっと、素晴らしい提案になるよ。」
池袋、「私は、自社の類似品と過去トラを調査して、まとめて報告します。3月8日(金）までにお二方が仕様案をまとめられるので、それまでに必要ですよね。3月6日(水）までにまとめます！」
鎌田、「私は、競合他社の類似品を調査します。池袋さんと同じ日に必要ですよね。3月6日(水）までにまとめます！」
西村、「いけそうだね。皆、今言ったことを、付箋にかいてくれる？」
チームメンバーが自分のタスクを付箋に書いてボードに貼り付けました。
西村、「来週からスタンドアップミーティングを実施します。月曜、水曜、金曜の13時から13時15分までの15分間実施しますので、このメンバーは、毎回参加してね。開始5分前にプロジェクトルームに集合しましょう！」
3月4日(月)の13時になりました。メンバーは、ちゃんと5分前に集合しています。
西村、「それでは、スタンドアップミーティングを始めます。朝一番で、お客様より要求仕様書が届きました。皆さんには、メールでお伝えして、データベースにアップロードしました。確認しましたよね。」と説明して、3/4(月)の列にある付箋を「完了タスク」のエリアに移動しました。
「次のタスクは、納入仕様案の決定が3月11日(月)です。納入仕様書・見積書をお客様に提出するのが3月15日の金曜日です。お客様からご承認いただければ、プロジェクトのキックオフを3月22日(金)に予定しています。」と、今後のタスクを説明しました。
「岡本さん、上野さん。3月8日(金)までに、納入仕様案、よろしくね！」と、タスクの依存性を確認しました。
岡本、「了解です！今、西村さんからお話あったように、納入仕様案を作り始めました。池袋さんと鎌田さんから、社内と競合の類似品調査結果を3/6(水)にいただければ、予定通り⅜(金)に完了します。」
上野、「ちょっとチャレンジした案を練っています。もう少し時間がかかるかもしれません。今のところは、予定通りです。」
3月6日(水)の13時になりました。メンバーは、ちゃんと5分前に集合しています。
西村、「3/11に納入仕様案の決定予定です。今日は、社内と競合の類似品調査結果がでてきますね。最初に池袋さん、状況いかかでしょうか？」
池袋、「皆さんにメールでお伝えしたとおり、社内類似品と過去トラ調査を完了しました。レポートは、データベースにアップロードしてあります。」と説明して、付箋を「完了タスク」に移動した。
鎌田、「私もメールでお伝えしたとおり、他社類似品を完了しました。レポートは、データベースにアップロードしてあります。Ｍ社の製品分解してみたのですが、かなりコスト頑張っているようです。」
西村、「それでは、岡本さん状況いかがですか？」
岡本、「池袋さんと鎌田さんから予定通りレポートいただいたので、すごく参考になりました。コストダウン案を盛り込んで、3/8に納入仕様案を完成します。」
上野、「私は、すでに、コストチャレンジ案に取り組んでいたので、予定通りに納入仕様案作成します。」
西村、「皆さん、順調にすすんでいますね。それでは、スタンドアップミーティングを終わります。」
このように、スタンドアップミーティングで、チームメンバーがそれぞれ自分のタスクが完了したか、次のタスクは何か、障害はなにかを話します。