可視化ワークフロー管理 – 実例その2

可視化ワークフロー管理 – 実例その2

Visual Workflow Management

可視化ワークフロー管理 (VWM) の実例その2、例外処置(障害対応)です。

ある部品メーカH社の開発チームの例です。

障害発生までの最初のストーリーは、VWMの例、その1と同じです。

チームリーダーの西村は、3月1日(金)にチームメンバーの岡本、上野、池袋、鎌田を集めて計画を練りました。

そして、3月4日(月)のスタンドアップミーティングが終わった後のビジュアルボードです。

ここまでは、VWMの実例その1と同じです。

3月5日(火)に、プロジェクトを進めていく上での障害が発生しました。プロジェクトリーダーの西村のもとに、営業からお客様が仕様変更する旨の知らせが来たのです。

営業から電話です。「西村さん、お客様から仕様変更要求です。表面処理を変更したいとのことです。納入仕様書と見積りの期限は変わりません。3月15日締め切り厳守とのことです。詳細は、これからメール送りますので、すぐに確認してください。」

西村は、営業から送られてきたメールを確認して、すぐにチームメンバーに転送しました。

そして、西村は、青い付箋を取り出すと、「顧客より仕様の変更要求 3/5」と書いて、ビジュアルボードのパーキングロット(駐車場)の欄に、貼り付けました。

パーキングロットは、予定外の問題に対処するためのスペースです。チームの誰もが、いつでも付箋を貼り付けることができます。問題が発生したら、すぐに分かるのです。

3月6日(水)の13時になりました。メンバーは、ちゃんと5分前に集合しています。

西村、「スタンドアップミーティングを始めます。メールでもお送りしたとおり、お客様から仕様の変更要求がきました。これに、対応することが必要です。締め切りは、変更されていません。来週の金曜日、3月15日がお客様に提出する期限です。」「最初に、池袋さんと鎌田さんから、社内と競合の類似品調査について、報告お願いします。」

池袋、「皆さんにメールでお伝えしたとおり、社内類似品と過去トラ調査を完了しました。レポートは、データベースにアップロードしてあります。お客様から変更要求があったとのことですが、このタスクは影響を受けていません。」と説明して、付箋を「完了タスク」に移動した。

鎌田、「私もメールでお伝えしたとおり、競合類似品を完了しました。レポートは、データベースにアップロードしてあります。お客様から変更要求があったとのことですが、このタスクは影響を受けていません。」と説明して、付箋を「完了タスク」に移動した。

西村、「それでは、岡本さん状況いかがですか?」

岡本、「池袋さんと鎌田さんから予定通りレポートいただいたので、すごく参考になりました。しかし、表面処理の変更要求の影響は大きく、サプライヤを変更する必要がありそうです。納入仕様案は、早くても、3月12日になりそうです。」

西村、「なるほど。上野さん状況いかがですか?」

上野、「私も同じく、影響受けています。私の納入仕様案も、早くても、3月12日になりそうです。」

西村、「お二人の納入仕様案が出てくるのが、3月12日だとすると、納入仕様案を決定するのは、翌日3月13日になりますね。」「岡本さん、納入仕様書は、いつ完成できそうでしょうか?」

岡本、「その翌日の3月14日の13時でいかがでしょうか?何とか頑張ります。」

西村、「ありがとうございます!池袋さん、見積書は、いつ完成できますか?」

池袋、「表面処理を変えるので、サプライヤからの見積りが必要です。そこまで手が回りません。」

鎌田、「そのサプライヤ、私以前使ったことがあります。先方の営業担当も知っています。購買経由で、見積り依頼しましょうか?」

池袋、「鎌田さん、ありがとう!」

西村、「それでは、各自、付箋を整理しましょう。」「納入仕様案決定は、3/11から3/13に変更します。顧客提出の日程は変更しません。」

岡本、「納入仕様案作成を、3/8から3/12に変更します。納入仕様書の完成は、3/13から3/14に変更します。」

上野、「納入仕様案作成を、3/8から3/12に変更します。」

鎌田、「表面処理の見積りを入手しますが、まだ日程が分かりません。一旦、パーキングロットに置きます。3/8のスタンドアップミーティングのときに、日程連絡します。」

池袋、「見積書は、表面処理の見積り入手次第、完了できるように作業を進めておきます。岡本さん、上野さん、表面処理で影響受けない部分だけでも3/8に、情報渡してください。」

岡本、上野、「了解です!」二人は、「納入仕様案暫定版 3/8」と付箋に記入して、貼り付けた。

西村、「皆ありがとう!何とか、3月15日のお客さんへの提出期限、守りましょう!」

3月6日のスタンドアップミーティングが終わったときのビジュアルボードです。

このように、チームメンバーがお互いに助け合って、障害を乗り越えていきます。

お客様からの変更要求を受け入れ、「お客様に納入仕様書・見積書を提出する期限を守る」ように、計画をダイナミックに変更していきます。


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