仕事の優先順位付け

マネージャと担当者の会話

マネージャ、「先週頼んだ例の案件、見積りできた?」

担当、「え、まだです。部長から『最優先』だといつもの割込みがあって、まだ手がついていません。」

マネージャ、「おっと、部長の件ね、さ~っと片付けてくれる? こっちは待ったなし! 明日、午前中までに見積りちょうだいね。 午後3時にお客さんとアポとってあるから。」

担当、「はい、、、(いつも、明日までなんだから、、、)」

マネージャのあなた、

 「締め切りギリギリ、なんとかセーフ」に生きがいを感じていませんか?

 「出来る人」のところに、仕事が山積みになっていませんか?

 「この仕事ができるのは、あいつだけ」と思い込んでいませんか?

担当のあなた、

 仕事って、突然「渋滞」が始まりますよね。

  もしかして、いつも「渋滞」ですか?

 仕事の優先順位って、突然変わりますよね。

  どの仕事も『最優先』なのでしょうか?

 

どうして、仕事に優先順位が必要なの?

問題:

 あなたに、3つのプロジェクトから同時に緊急の仕事A、B、Cの依頼がありました。

 それぞれの仕事を完了させるには、6時間必要です。

 仕事を切り替えると、段取り替えに1時間必要です。

 あなたは、この3つの緊急の仕事を、そのように処理しますか?

優先順位がない場合

あなたのマネージャは、3つの仕事A、B、Cは、全て最優先だと言っています。

あなたは、全てのプロジェクトの仕事を平行してこなさなくてはなりません。

6時間要する仕事Aを、3つのタスクA1、A2、A3に分割します。

それぞれのタスクは、2時間要します。

仕事Bも、タスクB1、B2、B3に、Cの仕事も同様に、タスクC1、C2、C3に分割しました。

それぞれのタスクは、同様に、2時間要します。

あなたは、A1のタスクを2時間で終えます。

1時間かけて段取り替えして、B1のタスクに移ります。

B1のタスクを2時間で終えます。

段取り替えに1時間かけて、C1のタスクに移ります。

C1のタスクを2時間で終えます。

段取り替えに1時間かけて、A2のタスクに移ります。

同じように、段取り替えとタスクを交互にこなします。

マネージャが、「どう?やってる?」とフォローに来ても、あなたは、「はい、全て着手しています。予定通りです。」と、答えることが出来ます。

開始から20時間後に、A3のタスクが終わり、Aの仕事が完了します。ここで、初めて価値が生まれます。

開始から23時間後に、B3のタスクが終わり、Bの仕事が完了します。ここで、次の価値が生まれます。

開始から26時間後に、C3のタスクが終わり、Cの仕事が完了します。ここで、全ての価値が生み出されます。

優先順位がある場合

まず、マネージャと仕事の優先順位について合意します。仕事Aが最優先で、B、Cの順です。

あなたは、Aの仕事を6時間かけて完了します。ここで最初の価値が生み出されます。

1時間かけて段取り替えして、Bの仕事に移ります。

Bの仕事を6時間かけて完了します。開始から13時間経過しました。ここでも、価値が生み出されます。

段取り替えに1時間かけて、Cの仕事に移ります。

Cの仕事を6時間かけて完了します。20時間後には、全ての価値が生み出されます。

 

優先順位に従えば、仕事の効率は断然良くなる!

先の例をまとめると、以下のようになります。

優先順位がある場合のほうが、断然仕事の効率はいいですよね。

仕事A仕事B仕事C
優先順位がない場合20時間後完了23時間後完了26時間後完了
優先順位がある場合6時間後完了13時間後完了20時間後完了

さらには、仕事A、B、Cが同じような内容だったとすると、学習効果が出て効率が上がることを期待できます。

最初の仕事Aで学んだノウハウが、次の仕事Bに活かされるのです。

仕事Bには、6時間もかける必要なく、もっと短い時間で完了できるかもしれません。

仕事Cでは、仕事Bよりもっと短い時間で完了できるかもしれません。


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