可視化ワークフロー管理 – バーチャルボード

可視化ワークフロー管理 – バーチャルボード

Visual Workflow Management – Virtual Board

同じ場所にいることを、コロケーション (Colocation) といいます。

声の届くところにチームメンバーがいると、効率の高いプロジェクト運営が可能となります。

しかし、海外チームなどリモートサイトのチームメンバーと共同のプロジェクト運営が必須となる場合もあります。

こうしたときに、バーチャル(仮想)ツールが役立ちます。

こうしたツールを用意して、リモートサイトと効果的なコミュニケーション環境を整えることは、プロジェクト運営上、非常に大切なことです。

以下に、可視化ワークフロー管理 (VWM) で用いることができるバーチャルツールをご紹介します。

  • マイクロソフト パワーポイント
  • Google Jamboard
  • iObeya

マイクロソフト パワーポイント

多くの企業で使われているツールです。チームメンバーが普段使っているツールであれば、使い始めるためのトレーニングは、必要ありません。また、OneDrive上に、該当ファイルを保存して、チームメンバーと共有すれば、複数の人が、同時にファイルを編集することもできます。すでに、MS OfficeやOneDriveを導入しておれば、追加のコストは不要です。

スライドマスターで外枠を作成:

<表示>-<スライドマスター>をクリックします。

スタンドアップミーティングでアップデートすることが、ほとんどない部分(外枠、メンバー名、日付など)を、スライドマスター上で作成します。

標準画面で付箋を作成:

付箋にタスクを記入して貼り付けます。このファイルをOneDrive上で、メンバーと共有します。

スタンドアップミーティングで、タスクをアップデート:

ファシリテータが、Web会議を設定します。

スタンドアップミーティングの参加者は、ミーティングの開始前に、自分のパソコンやタブレットやスマホで、OneDriveから該当の仮想プロジェクトボードを開いておきます。

ファシリテータが、その画面を共有します。

プロジェクトメンバーは、自分が発表する番になったら、タスクの進捗状況や障害を説明しながら、付箋を移動したり、加筆、訂正したりします。

外枠などアップデートの頻度が少ない部分をスライドマスターにおいておくと、付箋を移動するときなどに、外枠を間違って移動することがありません。

Google Jamboard

Googleアプリのひとつで、使い勝手のよいホワイトボードです。Googleのアカウントがあれば、無料で使えます。

外枠を作成し画像として保存:

Excelやお絵描きソフトを使って、外枠を作成します。それを、ローカルのドライブに保存します。

画像を追加:

Jamboardのフレームに画像を追加する。

付箋を貼り付け:

付箋にタスクを記入して貼り付けます。このファイルをGoogle Drive上で、メンバーと共有します

スタンドアップミーティングで、タスクをアップデート:

ファシリテータが、Web会議を設定します。

スタンドアップミーティングの参加者は、ミーティングの開始前に、自分のパソコンやタブレットやスマホで、Google Driveから該当の仮想プロジェクトボードを開いておきます。

ファシリテータが、その画面を共有します。

プロジェクトメンバーは、自分が発表する番になったら、タスクの進捗状況や障害を説明しながら、付箋を移動したり、加筆、訂正したりします。

iObeya

「大部屋」を仮想空間上で実現したホワイトボード用ソフトウェアです。

https://www.iobeya.com/


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